• Kategorie: welcher Dokumenten-Kategorie soll das Dokument zugeordnet werden?

• Schulungsgruppe: welcher Schulungsgruppe soll das Dokument zugeordnet werden?

• Schulung: welcher Schulung soll das Dokument zugeordnet werden?

• Titel: Geben Sie hier den Titel des Dokuments ein. Dies ist in allen verfügbaren Sprachen möglich.

• Inhalt: Geben Sie hier eine kurze Beschreibung des Dokuments ein. Dies ist in allen verfügbaren Sprachen möglich.

• Dateien: Laden Sie hier die Dokumente hoch. Dies ist in allen verfügbaren Sprachen möglich.

• Pflicht-Dokument: Legen Sie fest, ob Akteure dieses Dokument ansehen müssen oder nicht.

• Aktives Dokument: Legen Sie fest, ob das Dokument Akteuren angezeigt wird oder nicht.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Zugang zum Dokumenten-Manager: Wählen Sie im Hauptmenü den Punkt „Dokumente“ aus. Innerhalb dieses Bereichs finden Sie die Option „Neues Dokument hinzufügen“, die Sie zur Erstellung eines neuen Dokuments auswählen.

2. Kategoriezuweisung: Beginnen Sie mit der Auswahl einer passenden Kategorie für Ihr neues Dokument. Nutzen Sie das Dropdown-Menü unter „Kategorie“, um eine der vorhandenen Kategorien auszuwählen oder eine neue zu erstellen, falls Ihr Dokument einem spezifischen Thema zugeordnet werden soll.

3. Gruppen- und Schulungszuordnung: Entscheiden Sie, ob das Dokument einer bestimmten Schulungsgruppe oder speziellen Schulungseinheit zugeordnet werden soll. Diese Zuordnung hilft dabei, Ihre Dokumente zielgerichtet innerhalb der Plattform zu organisieren.

4. Titel und Beschreibung: Geben Sie einen aussagekräftigen Titel für das Dokument ein und nutzen Sie das Beschreibungsfeld, um den Inhalt und Zweck des Dokuments kurz zu erläutern. Diese Informationen sind wichtig, um den Nutzern einen schnellen Überblick über das Dokument zu ermöglichen.

5. Sprachspezifische Anpassungen: Falls Ihr Dokument in mehreren Sprachen verfügbar ist, können Sie für jede Sprachversion einen individuellen Titel und eine eigene Beschreibung hinzufügen. Wechseln Sie hierfür zwischen den Sprachreitern und tragen Sie die entsprechenden Informationen in der jeweiligen Sprache ein.

6. Datei-Upload: Laden Sie die Dokumentdatei hoch, indem Sie auf „Dateien auswählen“ klicken. Sie können mehrere Dateien in unterschiedlichen Sprachen hinzufügen, um sicherzustellen, dass alle Nutzer Zugang zu den Informationen in ihrer bevorzugten Sprache haben.

7. Verpflichtende Lektüre: Legen Sie fest, ob das Dokument von den Nutzern verpflichtend gelesen werden muss. Aktivieren Sie hierfür den entsprechenden Schalter, um das Dokument als Pflichtlektüre zu kennzeichnen.

8. Aktivierungsstatus: Bestimmen Sie, ob das Dokument sofort für die Nutzer sichtbar sein soll, indem Sie es aktivieren. Inaktive Dokumente bleiben verborgen und können zu einem späteren Zeitpunkt aktiviert werden.

9. Speichern: Nachdem alle Informationen eingetragen und alle Dateien hochgeladen wurden, speichern Sie das neue Dokument, indem Sie auf „Speichern“ klicken. Ihr Dokument ist nun Teil der SMEACHER Dokumentenbibliothek.

Wichtige Hinweise

• Qualitätsprüfung: Überprüfen Sie alle eingetragenen Informationen und hochgeladenen Dateien sorgfältig, um die Qualität und Relevanz der Inhalte für Ihre Nutzer sicherzustellen.

• Datenschutz: Achten Sie darauf, dass alle Dokumente den geltenden Datenschutzrichtlinien entsprechen und keine sensiblen oder personenbezogenen Daten ohne entsprechende Berechtigung enthalten.