Zeiterfassung manuell (Smeacher-Time)

Lizenzpflichtig

Smeacher-Time ist nicht in der Standardlizenz enthalten. Um zu überprüfen, ob die Funktion in Ihrer Anwendung freigeschalten ist, überprüfen Sie folgende Einträge in

1.1 Einstellungen verwalten

Smeacher-Time: “Verfügbar” bedeutet, Sie können Kommen-/ Gehen-Zeiten und zusätzlich Kontaktpersonen und Einrichtungen erfassen

Kontakte und Einrichtungen definieren (optional)

Jeder Organisation können Sie Kontakte und Einrichtungen hinzufügen. Der Organisation zugewiesenen Akteure können bei der Zeitbuchung “kommen” diese Kontakte und Einrichtungen zugeordnet werden.

Sobald Smeacher-Time für Ihre Anwendung freigeschalten wurde, steht Ihnen unter Organisation bearbeiten ein neuer Tab zur Verfügung:

Smeacher-Time

Kontakte:

Name: Der Name des Kontakts. Wir empfehlen zuerst den Nachnamen, dann den Vornamen einzutragen, da alphabetisch nach Nachnamen sortiert wird.

Aktionen:

Kontakt löschen: Mit einem Klick auf das Symbol und einer weiteren Bestätigung wird der Kontakt endgültig aus dem System gelöscht.

Neu: Erstellt eine neue Kontakt-Zeile.

Verpflichtend: Wenn aktiviert, ist die Auswahl einer Kontaktperson bei der “anwesend”-Buchung verpflichtend.

Kontakte speichern: Klicken, um die Änderungen in der Spalte “Kontakte” abzuspeichern.

Einrichtungen:

Name: Der Name der Einrichtung.

Aktionen:

Einrichtung löschen: Mit einem Klick auf das Symbol und einer weiteren Bestätigung wird die Einrichtung endgültig aus dem System gelöscht.

Neu: Erstellt eine neue Einrichtungs-Zeile.

Verpflichtend: Wenn aktiviert, ist die Auswahl einer Einrichtung bei der “anwesend”-Buchung verpflichtend.

Einrichtungen speichern: Klicken, um die Änderungen in der Spalte “Einrichtungen” abzuspeichern.

Kommen-/ Gehen-Zeiten erfassen

Sobald Smeacher-Time für Ihre Anwendung freigeschalten wurde, stehen Ihnen in der Akteursliste weitere Spalten zur Verfügung:

Anwesend: Akteure ‘auf anwesend setzen’ oder ‘auf abwesend setzen’, um Anwesenheitsstatus oder -zeiten zu erfassen.

Kontakt: Die Kontaktperson des Akteurs.

Einrichtung: Die Einrichtung, die der Akteur besucht.

⚠️

Sobald unter Organisation bearbeiten ein Kontakt oder eine Einrichtung hinzugefügt wurde, öffnet sich beim Klick auf “auf anwesend setzen” ein Popup-Fenster mit Auswahlmöglichkeit. Wenn Sie dies nicht wünschen, lassen Sie die Listen Kontakte und Einrichtungen leer.

Anwesenheitszeiten

Sofern Sie bei Akteuren die Anwesenheitszeiten erfassen, können Sie diese hier verwalten.

Anzeigeoptionen, Filter und Suchen:

Anzahl: Die Anzahl der angezeigten Datenbankeinträge (Zeilen).

Zeitraum (von): Datum ab welchem Sie Anwesenheitszeiten anzeigen lassen wollen.

Zeitraum (bis): Datum bis welchem Sie Anwesenheitszeiten anzeigen lassen wollen.

Organisationen: Organisation auswählen, wenn Sie die angezeigten Anwesenheitszeiten auf eine Organisation beschränken möchten.

Schulungsgruppen: Schulungsgruppe auswählen, wenn Sie die angezeigten Anwesenheitszeiten auf eine Schulungsgruppe beschränken möchten.

Suchbegriff: Hier können Sie einen freien Suchbegriff eingeben, um einen Eintrag in den Anwesenheitszeiten zu suchen.

Arbeitszeitenliste:

ID: Eine einzigartige Identifikationsnummer, die jedem Akteur von SMEACHER zugewiesen wird.

Organisation: Die Organisation oder Abteilung, der der Akteur zugeordnet ist. Siehe
4.1 Organisationen Verwalten

Vorname: Der Vorname des Akteurs.

Nachname: Der Nachname des Akteurs.

Anwesend: Die Anwesenheitsdauer des Akteurs.

⚠️

Die Anwesenheitsdauer wird erst berechnet, wenn der Akteur wieder auf “abwesend” gesetzt wurde. Wenn ein Akteur in der Liste mit 0 Sekunden erscheint, ist er auf “anwesend” gebucht - setzen Sie in auf “abwesend” und die Zeit wird aktualisiert.